はがきは、気持ちを伝えたり何かを報告する手段として手軽に用いられていますが、はがきは封書よりも簡単なものです。
相手との関係性や用件によって、はがきで伝えるか封書で伝えるか、選び方には注意が必要です。
親しい友人や同僚なら改まって手紙を送るより、普段おしゃべりしているように、はがきでお礼を伝えるほうが温かい気持ちが伝わるでしょう。
また、あまり知らない方や目上の方、上司などには、きちんとした文章構成で封書で送るのが適しています。
封書かはがきか、相手との関係性や状況によって上手く使い分けましょう。
はがきを出す時期
お世話になったとき、お祝いをもらったとき、お詫びを伝えたいときなど、用件を相手に伝えたいときは、すぐにはがきを書きましょう。
はがきを送る時期がずれてしまっては、「今頃？」というふうに相手は感じることでしょう。誠意を伝えるためには、迅速に対応することが大切です。
はがき？手紙？判断するものさしは！？
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自分と相手との関係は！
一般的に、封書は改まった方や目上の方に、はがきは親しい方に用いるとされています。
年賀状や季節の挨拶、喪中欠礼、報告、お知らせの通知などは、はがきを用いるのもよいですが、御礼や御祝、頼み事やお詫びなど、丁寧に相手に伝えたいときは、封書を用いるのが適切です。
はがきはあくまでも、封書に比べて略儀という事を覚えておきましょう。
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用件によって判断する！
はがきには文字をたくさん書くことができないので、伝えたいことがたくさんあるときは手紙を用いるようにしましょう。
また、第三者に内容を知られたくないときには、手紙を用いるようにしましょう。お中元や御歳暮などのお礼状など、文字をそれほど必要としないときには、はがきを用いるとよいでしょう。
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はがきを書き始める前に確認しよう
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用件だけを簡潔にする！
詳しく内容を伝えたいからと、小さな文字でぎっしりはがきに書いてしまうと、相手はとても読みずらいことでしょう。
はがきは書くスーペースが少ないので、用件だけを簡潔にまとめることが重要なポイントです。内容が書ききれないと思ったら、無理にはがきで伝えるのではなく、便箋に書いて手紙を出すようにしましょう。
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丁寧に読みやすい文章で書く！
親しい方に宛てるはがきは、かしこまらずに自分の気持ちを素直に伝えるとよいですが、目上の方や上司の場合は、頭語や結語、時候の挨拶や締めの言葉など、決まり文句を上手に使います。
はがきや手紙を普段書かない方は敬遠しがちですが、このような文章の組み立て方には、ある程度の決まりがありますので、ポイントを押さえて、上手く文章を組み立ててみましょう。
また、はがきは書くスペースは決められているので、はじめは下書きをして文面全体がハガキのスペースにおさまるように、バランスをとりましょう。何度も見直しをして、誤字脱字がないようにチェックしてくださいね。
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自分の言葉で思いやりのある文章に！
ハガキを受け取った相手がどう感じるか、考えながら文章を書くようにしましょう。決まり文句や例文をそのまま丸写しにしてしまっては、心が込もっていないように思えます。
決まり文句に自分の言葉を上手く取り入れながら、心温まる文章で伝えましょう。また、はがきのデザインや切手のデザインも、受け取った相手は楽しみの一つでもあるので、センスのあるはがきや切手の選び方をしてくださいね。
受け取った相手はどう感じるか、考えながらはがきを書くように心がけましょう。
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宛先・宛名の間違いチェック！
名前の漢字が違っているはがきをもらうとがっかりしますよね。一生懸命文章を書いても、住所や名前を間違えてしまってはだいなしですから、何度も見直しするようにして間違えがないようにしましょう。
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