結婚や出産、開店や開業のお知らせしたいときがあります。ここでは、報告はがきの基本的な書き方や、用件別に文例集をまとめました。
報告はがきをだす時期と書き方
報告やお知らせはがきを出す時期の目安は1ヶ月です。
結婚や出産では、入籍した日や赤ちゃんが産まれた日から１ヵ月以内を目安に、また、開店や開業では、遅くてもオープン1週間前までにははがきを出すようにしましょう。
引越しなどの住所変更を知らせるはがきは、引っ越した後、できるだけすぐに出すようにします。
報告やお知らせのはがきが遅れては、ふぬけな感じになったり意味のないものとなります。
はがきの書き方ポイント
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報告やお知らせはがきを書くときは、伝えたい用件をはっきりと書くようにします。
お祝いの報告は、うれしい気持ちを相手にストレートに伝えたくなりますが、はしゃいだ文章になりすぎると、相手に嫌な思いをさせてしまうこともあります。
また、よい知らせでないときは、相手が心配しないように伝えることが大切です。報告やお知らせのはがきを書くときは、自分の気持ちを控えめに、伝えたい用件だけをはっきり書くことがポイントになります。
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文面の構成・組み立て方
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- 頭語
- はじめの挨拶文（相手の健康や安否を尋ねる言葉）
- 報告したい事やお知らせしたい内容
様子・状況がわかる言葉
開店・開業・法事などでは、来店や参会を促す言葉 - 終わりの挨拶文（相手を思いやるような言葉）
- 結語
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上司にがきで伝えるのは非常識！？
ハガキは手紙に比べると簡易的なものなので、上司や目上の方など改まった場合は封書で伝えるのがマナーですが、開店や開業のお知らせ、引越しなどの住所変更の知らせは、ハガキで報告してもマナー違反にはなりません。
結婚や出産報告のとき、お世話になったことへのお礼や感謝を兼ねるのなら、改まった相手には封書でお礼状を出すようにしてくださいね。
※上司や目上の方など改まった相手には、基本的には縦書きですが、住所や地図などを横書きしたほうが解りやすいときは、横書きしてもよいでしょう。
写真入りはがきで報告したい！
最近では、写真入りはがきで結婚報告や出産の報告をされる方も多いですが、改まった方には写真入りはがきで報告するのはマナー違反です。
けれども、上司や目上の方の中には、写真入り葉書を楽しみにしているという方もいますから、相手との関係性によって対応しましょう。
独身の友人や同僚には、写真入りはがきでの報告は気を使う！という意見もあるようなので、写真入り葉書を用いるときは、相手の気持ちに配慮して、その状況に応じて使い分けるようにしましょう。